IT-kontraktstyring – etabler gode vaner!

af Agnethe Toft

At være ansvarlig for et IT-systems daglige drift kræver en blæksprutte af en medarbejder. Applikationen skal holdes vedlige, brugere og ledelse skal tilfredsstilles og leverandørforholdet styres. I det offentlige ses ofte, at der kommer en kontrakt/rammeaftale ”dumpende” ned fra en udbudsafdeling. En proces den ansvarlige formentlig har deltaget i, men hvor juraen nogle gange har taget overhånd i forhold til hverdagens pragmatisme, og fokus på, at tingene skal virke.

Som udbudsrådgiver er skismaet at få konstrueret en konkurrence og et kontraktgrundlag, der giver kommerciel og juridisk mening, og som den daglige driftsansvarlige kan arbejde med. Den bro er vanskelig, men nødvendig, at skabe.

”De bedste kontrakter ligger i skuffen”

Det er desværre ofte situationen.  Applikationen kører jo fint, og sammen med leverandøren, får den applikationsansvarlige det til at fungere i hverdagen. Men når der opstår uoverensstemmelser, hvad regulerer kontrakten så, når vi i en rum tid har styret efter en pragmatisk, ofte mundtlig aftalt, tilgang?

Brug kontrakten som et værktøj

Kontrakten er det dokument, der forbinder os med og regulerer forholdet til IT-applikationsleverandøren eller udviklingsleverandøren. Gentagne passive accepts af kontraktstridig adfærd kan få konsekvenser.

Kontrakten, som oftest ses afspejlet ned i en driftshåndbog, skal anvendes kontinuerligt. Ændringer, nyudviklinger, videreudviklinger, fejlrettelser, releasemanagement mv. styres gennem kontrakten og dokumenteres. Vi gør som beskrevet i kontrakten – til hver en tid.

Opfordringen er at tage reelt ansvar for driften af applikationer ved at bruge kontrakten, som den er tiltænkt – nemlig som et værktøj. Det kræver et juridisk fokus fra vores applikationsansvarlige og bidrager til kompleksiteten af blækspruttefunktionen, men det er nødvendigt. Dokumentation og styring gennem kontrakten er ikke bare kontraktligt/processuelt at anbefale. Konsekvenser kan være mange – rettighedsmæssigt, økonomisk mv.

Udbudsrådgiverens rolle er ikke blot at skrive kontrakten til ”virkeligheden” men også at inddrage, og ikke mindst overdrage, kontrakten til den applikationsansvarlige. Det er afgørende for at holde kontrakten i ”live”, som det vigtige værktøj, den er.

Picture of Agnethe Toft

Agnethe Toft

Om mig
Agnethe har siden 2011 arbejdet med gennemførelse af EU-udbud særligt indenfor IT-området. Hun har stor erfaring med at arbejde med alle dele af K0-paradigmet, og særligt rekonstruering af disse, så de nutidigt passer i den anskaffelsesmæssige kontekst.
Relaterede artikler

Find inspiration i vores artikler om udbudsrådgivning, kontraktstyring og indkøbsoptimering.

Udbud med forhandling

Terminologi i IT udbud og kontrakter

Exit af it-relaterede kontrakter – er du på forkant?

It-udbud med forhandling