Siden udbudsloven trådte i kraft i 2016, har vi, og mange andre, argumenteret for, at ordregivere skal anvende de nye fleksible udbudsformer/udbudsprocedurer – herunder ”udbud med forhandling”.
Der skal ikke herske nogen tvivl om, at vi er fortalere for, at disse procedurer anvendes; selvfølgelig kun hvis:
1) Vi har hjemmel i overensstemmelse med udbudsloven, og
2) Processen vurderes at give værdi for ordregiver
Vores erfaring er, med mere end 40 EU-udbud gennemført som udbud med forhandling, at det er værdiskabende.
MEN – ordet forhandling, er det ikke at tage munden for fuld? Udbudskonsulenter, udbudsrådgivere mv. vil ubetinget sige nej – fordi de forstår den udbudsretlige kontekst. Udfordringen er, hvordan disponenterne forstår begrebet – de personer som deltager aktivt i udbudsprocessen.
Det opleves oftest, at de interne interessenter i en udbudsforretning lyser op i begejstring, når de informeres om, at udbud med forhandling, som udbudsform, er en mulighed i henhold til udbudsloven. Begejstringen kan være kortvarig, da ’forhandling’ i udbudslovens forstand, jo ikke er en egentlig forhandling. Udbudsretten anvender således et ord, der, i den brede offentlighed, har en markant anden betydning.
Vi erfarer, at forventningsafstemningen indledningsvist er afgørende for processens videre forløb, men hvordan kommunikeres det, at forhandling ikke er forhandling?
En forklaring er, at forhandling indenfor udbudsretten, betyder mulighed for interaktion med tilbudsgiver undervejs i processen, flere tilbudsrunder, begrænset struktureret kommunikation og mindre justeringer i udbudsgrundlaget i processen. Erfaringen er, at forhandling, i lyset af ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet, løbende skal forklares til interessenter i processen, så alle parter holdes på sporet, i forhold til at forhandling jo ikke er en egentlig forhandling.
Udbudskonsulentens opgave er derfor at forklare, at den gængse forståelse af forhandling, i vores lille udbudsnørdede verden er, ”forkert” – men også at sælge ideen. For udbud med forhandling er bestemt ikke dårlig, bare fordi det ikke er forhandling i gængs forstand.
