Exit af it-relaterede kontrakter – er du på forkant?

af Søren Hvilsted

Exit fra eksisterende IT-løsninger og overgang til nye medfører ofte udfordringer, som kan have store omkostninger, både direkte og indirekte. Her får du en række opmærksomhedspunkter og råd i forhold til exit-overvejelser på IT-kontrakter.

Er du i god tid?

Vær altid i god tid i forhold til at få aftalt konkrete leveringer i exit fra ophørende IT-kontrakt. Vi oplever ofte, at for sen igangsættelse af exit-klausuler er kostbare. Står du overfor et nyt udbud af systemet, er vores anbefaling, ud fra såvel kommercielle som udbudsretlige betragtninger, at exit-aftalen er på plads før offentliggørelse.

Er din proces optimal?

Et typisk overvejelseshierarki i forhold til exit har nedenstående elementer:

Nuværende kontrakt

Hvordan er exit reguleret? Vi oplever oftest, naturligt nok, at kontrakterne indeholder relativt ikke-forpligtende klausuler i forhold til samarbejdet ved ophør. I relation til klausuler vedrørende rettigheder til kildekode, håndtering af dataoverdragelse mv. har klausulerne normalvis en mere klar regulering.

Behov for decideret exit-aftale?

a. I langt de fleste tilfælde vil der være behov for en decideret exit-aftale, hvor de faktiske ydelser, ansvar og forpligtelser i forhold til tid er reguleret.
b. Regulerer den igangværende kontrakt ”ændringer”, vil det som oftest være indenfor denne ramme, exit-aftalen defineres og prisfastsættes.

Opgørelse af behov

a. Behov for ydelser leveret af nuværende leverandør vil typisk skulle udformes som en kravspecifikation (mindstekrav og krav). Vær opmærksom på at disse, i den endelige exit-aftale, er beskrevet forpligtende og klart, så exit-aftalen bliver et ”styrbart” redskab, du kan aktivere, når behovet opstår.
b. Vær særligt opmærksom på eventuelle snitflader til ny leverandør og de tidsmæssige elementer i forhold til den nye kontrakt.
c. Overvej om muligt betalingsmodel og/eller bod/incitamentsmodeller, der understøtter, at den afgivende leverandør leverer i exit-fasen, og til stadighed har mulighed for at opretholde de nødvendige ressourcer i det udførende led. Tolstrup & Hvilsteds erfaring er, at i langt de fleste tilfælde, er kundens overvejelser om exit i forbindelse med indgåelse af kontrakter sparsomme, men ærgrelserne er, når exit nærmer sig, ikke tilsvarende små.

Picture of Søren Hvilsted

Søren Hvilsted

Relaterede artikler

Find inspiration i vores artikler om udbudsrådgivning, kontraktstyring og indkøbsoptimering.

IT-kontraktstyring – etabler gode vaner!

Udbud med forhandling

Terminologi i IT udbud og kontrakter

It-udbud med forhandling