DYNAMISK INDKØBSSYSTEM – når det er værdiskabende

Et marked med få leverandører stor priskonkurrence, store prisudsving og større løbende anskaffelser fik Novafos til at vælge et dynamisk økonomisksystem til foringer i ledninger.

Novafos har med succes gennemført udbud af et dynamisk indkøbssystem på foringer af ledninger, i Novafos forsyningsområde.

Markedet for foringer er kendetegnet ved at være domineret af et meget begrænset antal store leverandører, der ligeledes står alene med kompetencerne til at lave foringer i ledninger med store dimensioner. På markedet er derudover en lang række aktører, der kan foretage foringer af ledninger med en små dimensioner. De fleste af disse aktører, har dog ikke en størrelse som gør, at de kan løfte en rammeaftale på området.

Novafos anså dette for problematisk, på både kort sigt, men også på længere sigt.

En af arbejdsgruppens målsætninger blev derfor at lave et udbud, der muliggjorde en sund konkurrence på markedet, både på kort sigt, såvel som på lang sigt. Og om muligt en løsning der på sigt, stimulerede markedet, så flere aktører turde investere i kompetencerne til at lave foringer af ledninger med større dimensioner.

I første omgang, blev der set på, om der var udenlandske aktører, der kunne være interesseret i en rammeaftale. Novafos undersøgte derfor, om der på den anden side af sundet, skulle være en eller flere aktører, der kunne opfordres til at byde ind. Dette var der ikke held med, da den eneste aktør her, var blevet opkøbt af en dansk aktør.

Dynamisk indkøbssystem

Med denne viden faldt blikket på et dynamisk indkøbssystem, som kunne medvirke til, flere forskellige aktører løbende kunne få en del af kagen. Ligeledes var appellen her også, at der løbende kunne optages nye leverandører på systemet.

For at denne løsning skulle give mening, var det dog vigtigt at undersøge, om dette ville medvirke til at give en væsentlig øget administrativ byrde, både for Novafos men også for leverandørerne. Her blev der set på, hvordan bestillinger foregik under den eksisterende rammeaftale. Det viste sig, at dette skete ved, at der blev lavet en opgavebeskrivelse, der i detaljer beskrev arbejdet. Leverandøren fremsendte herefter et prisoverslag. Hvorefter Novafos accepterede at arbejdet blev udført.

Dette talte for, at et dynamisk indkøbssystem, godt kunne benyttes uden at kræve væsentlig øget administrativ byrde hos parterne. Ligeledes blev det vurderet, at ydelserne var tilpas standardiseret til, at der uden problemer kunne ske evaluering på baggrund af pris.  Det blev besluttet at udbyde aftalen med to delaftaler, hhv. på små dimensioner og store dimensioner.

Resultatet efter 6 måneder

Resultatet efter ca. et halvt års drift, taler sit eget tydelige sprog. På delaftalen med de store dimensioner, er der 3 deltagere, dette er to mere end der var forventet, der ville byde på en rammeaftale. Heraf har 2 af dem givet tilbud, og begge har fået tildelt kontrakter.

På delaftalen med små dimensioner, er der ca. 6 deltagere, heraf har alle undtagen en deltager afgivet bud og alle undtagen en har ligeledes fået tildelt kontrakter.

Har det så betydet en øget udgift, enten på prisen for at få foretaget foringer eller indirekte ved øget administrativ byrde? Nej, det har vist sig, at prisen har været stabil, eller let nedadgående, mens de indirekte udgifter har været stabile. 

Er I interesseret i at høre mere om, hvorvidt et dynamisk indkøbssystem, er vejen frem eller om en anden løsning kunne være en bedre mulighed, så tøv ikke med at række ud.

Andre kundecases

Dyk ned i vores øvrige kundecases og bliv klogere på, hvordan vi arbejder

DYNAMISK INDKØBSSYSTEM – når det er værdiskabende

EU-udbud af 8-års revision af togsæt

Udbud på sundheds- og socialområdet

Kommunal outsourcing af indkøbsfunktionen