Begrebet forhandling har en indsnævret betydning i udbudsretten. Man kan sige, at udbud med forhandling med forudgående bekendtgørelse giver mulighed for en begrænset dialog med tilbudsgiverne og for mindre tilpasninger i udbudsgrundlaget, for den ordregivende myndighed.
Udbud med forhandling kan give markante fordele i IT-relaterede udbud. Nedenfor er beskrevet de mest markante:
- Flere konditionelle tilbud
- Bedre kvalitative tilbud
- Tilbudsgivere, der får en bedre forståelse af anskaffelsesbehovet og derfor mere præcise og målrettede tilbud
- Bedre kontrakter for den ordregivende myndighed
- Bedre priser i endeligt tilbud
- Større forståelse for anskaffelsen for leverandøren og derfor optimering af processen omkring afklaring og implementering
Ovenstående fordele skal opvejes i forhold til de ulemper udbud med forhandling kan afstedkomme.
De ulemper der primært bør overvejes er:
- Længere tidsmæssigt forløb grundet prækvalifikationsfasen og som minimum to tilbudsfaser
- Mere tidskrævende proces for den ordregivende myndighed og for tilbudsgiverene
Tolstrup & Hvilsteds erfaring er, at langt de fleste udbudsforretninger, der omhandler IT-anskaffelser med fordel kan benytte proceduren udbud med forhandling. Således opvejer fordele oftest ulemper og særligt det at give tilbudsgiverne mulighed for, at optimere deres tilbud efter dialog giver værdi – både kvalitativt og prismæssigt.
