Hos Tolstrup & Hvilsted har vi haft fornøjelsen af at bringe Jammerbugt Kommune og Fredensborg Kommune sammen om gennemførelsen af et udbud vedrørende anskaffelse af et nyt pladsanvisnings it-system til det kommunale børn- og ungeområde.
Ligesom projekter for enkeltstående ordregivere, hvor tæt dialog og sparring er nøglen til succes, har vi ad flere omgange erfaret, at tværgående samarbejde mellem to eller flere ordregivere har været en stor gevinst og succes for anskaffelsesprocessen.
I stedet for at se afstand som en udfordring, har samarbejdet skabt en unik platform for idéudveksling, faglige drøftelser og deling af erfaringer.
Projektleder Mads-Peter Gallt, Fredensborg Kommune:
”Tolstrup & Hvilsted foreslog, at vi gennemførte udbudsprocessen sammen med Jammerbugt Kommune og derved kunne spare procesomkostninger på deres honorar og få større volumen i anskaffelsen. Det virkede som en god ide, selvom Jammerbugt geografisk er langt væk fra Fredensborg”
Udbud med forhandling: Et dynamisk redskab til at anskaffe den bedste løsning
Udbud med forhandling var værdiskabende på flere parametre. For det første var muligheden for at forhandle med tilbudsgiverne og drøfte forbedringer og præciseringer af tilbudsgivernes tilbud med henblik på at optimere de endelige tilbud værdiskabende.
For det andet gav forhandlingen kommunerne fleksibilitet i forhold til at kunne tilpasse udbudsmaterialet i relevant omfang og dermed sikre bedst mulig opfyldelse af kommunernes konkrete behov til it-systemet.
I stedet for at vælge en udbudsproces uden forhandling, hvor tilbudsgiverne afleverer ét statisk tilbud, har forhandlingen resulteret i, at der er modtaget mere skræddersyede tilbud konkret målrettet kommunerne.
Tilbudspræsentation med live-data: Værdiskabende element i tilbudsevalueringen
Udbudsprocessen indeholdt ligeledes en tilbudspræsentation med demonstration af funktionaliteten i systemet i et ”live” set-up.
Dette adskiller sig fra den mere traditionelle udbudsproces, hvor tilbud udelukkende præsenteres i form af statiske dokumenter, og hvor de tilbudte løsninger beskrives i form af tekst og billeder.
I dette udbud blev tilbudsgiverne bedt om at demonstrere deres tilbudte løsning med live-data, hvor det blev fremvist, at løsningernes funktionalitet understøttede kommunernes krav og behov i henhold til udbudsmaterialet.
Denne tilgang førte flere fordele med sig, herunder bl.a.:
- Reel indsigt i systemernes funktionalitet: Kommunerne fik en direkte indsigt i, hvordan de tilbudte løsninger fungerer i praksis – og ikke kun på papiret. Det blev herved muligt at se, hvordan systemerne kunne håndtere scenarier og databehandling.
- Konkret evaluering af brugeroplevelse: Kommunerne fik mulighed for at vurdere brugeroplevelsen og de tilbudte løsningers brugervenlighed.
- Øget transparent og forbedret beslutningstagning: Kommunerne fik mulighed for at danne et klart og konkret billede af de tilbudte løsninger, hvilket medførte, at tilbudsevalueringen blev baseret på en dybere forståelse for systemernes kapabilitet, som resulterede i en mere informerende indkøbsproces.
Resultatet: En bedre løsning for begge kommuner
En udbudsproces, der på trods af to meget forskellige kommuner, har medført en videndeling om deres arbejdsprocesser, erfaringer med nuværende løsning og ønsker til fremtidens system. Dette har ført til et mere nuanceret og målrettet udbudsmateriale, som har resulteret i indkøb af en langt bedre løsning for begge parter.
Palle Hansen, Sekretariatschef, Jammerbugt Kommune siger om processen:
”En mindre kommune som Jammerbugt Kommune kan have vanskeligt ved selv at have ressourcerne til at løfte et sådant udbud alene. Samarbejdet med Fredensborg Kommune og en særdeles kompetent håndtering af hele processen fra Tolstrup & Hvilsted, skabte en rigtig god dynamik i udbudsprocessen, og det bedst opnåelige resultat på markedet”.