Udbudsbekendtgørelser får ikke altid den opmærksomhed de fortjener – og som er påkrævet for at kunne gennemføre en optimal og juridisk korrekt udbudsproces.
Udbudsbekendtgørelsens betydning som grundelement i udbuddet gør, og har altid gjort, at indholdet i bekendtgørelserne skal have yderst stor opmærksomhed. For at sikre den opmærksomhed, arbejder vi hos Tolstrup og Hvilsted med en række udførlige vejledninger i udfyldelse af bekendtgørelserne samt en veldefineret intern procedure for kvalitetskontrol.
Her er i overskriftsform en række af de opmærksomhedspunkter, vi selv arbejder efter, når der skal udfyldes bekendtgørelser.
- En udbudsbekendtgørelse er som nævnt af afgørende betydning for den følgende udbudsproces – få derfor altid en kollega til at læse review på den!
- CPV-koder
- Tag aldrig let på CPV-koderne.
- Det kræver grundighed (og nogle gange lidt detektivarbejde) at identificere de rigtige CPV-koder. De er essentielle, da de i mange tilfælde er søgenøglen for tilbudsgiverne, særligt de tilbudsgivere der gør brug af automatiseret overvågning.
- Vær særligt opmærksom på sondringen mellem bygge/anlæg og tjenesteydelser. Kategoriseringen i CPV-nomenklaturen er ikke altid logisk. En forkert valgt kode kan betyde at udbuddet gennemføres efter forkerte procedureregler.
- CPV-kodens placering i hierarkiet skal undersøges, idet CPV-koden isoleret set kan give mening, men det kan alligevel give anledning til kritiske fejl. F.eks. kan ”85312300 Vejledning og rådgivning” ikke være byggerådgivning, da den ligger under 85310000 ”Sociale foranstaltninger”. Så spor altid den fundne CPV-kode tilbage til et overliggende niveau.
- I forbindelse med udbud som indeholder prækvalifikation, skal Ordregiver oplyse om vilkårene for prækvalifikation, herunder:
- Hvilken del af ESPD-besvarelsen der danner grundlag for udvælgelsen.
- Hvordan Ordregiver evaluerer på besvarelserne, herunder fx antal referencer der vurderes på.
- Vær særligt opmærksom på forskellene mellem bygge/anlægsopgaver varekøb/tjenesteydelser og mellem de enkelte direktiver.
- Beskrivelse af hvad der skal oplyses om i ESPD’et, herunder eventuel anvendelse af frivillige udelukkelsesgrunde.
- Beskrivelse af mindstekrav:
- Brug af feltet ”Udvælgelseskriterier som angivet i udbudsmaterialet” kan ikke anbefales jf. Klagenævnets kendelse af 24.7.18.
- Kriteriet skal beskrives entydigt, så der er fuld sammenhæng mellem beskrivelsen i bekendtgørelsen og ESPD’et.
- Mindstekrav til økonomiske nøgletal – overvej grundigt deres berettigelse og betydning for det specifikke udbud. Opstil beregningsformel i forhold til gennemsigtigheden.
- Mindstekravene skal være entydige – dvs. at hvis der f.eks. stilles krav om egenkapital, skal der oplyses om metoden for beregning af egenkapital. Vær særligt opmærksom på, at der fra land til land og sågar i Danmark kan være forskellige metoder for beregning af egenkapital. Læs mere i Årsregnskabslovens §31 (LBK nr. 1580 af 10/12/2015).
- I forbindelse med procedure ”Udbud med forhandling” skal der oplyses:
- Hvis man forbeholder sig retten til at antage indledende tilbud. Vær særligt opmærksom på de kommercielle og strategiske udfordringer der kan være forbundet med denne mulighed – og naturligvis de udbudsretlige
- Om der foretages successiv begrænsning af tilbud og i givet fald hvordan
- Hvorvidt der ydes vederlag for deltagelse i forhandlingen.
Alle udbud er unikke, ovenstående anbefalinger kan derfor ikke betragtes som udtømmende, ligesom en række andre forhold i udbudsbekendtgørelsen naturligvis også skal udfyldes med nødvendig omhu.
