I forbindelse med udbud, hvor man som ordregiver kan forvente interesse fra udenlandske virksomheder, er der en række forhold, som man som ordregiver skal tage i betragtning i sin tilrettelæggelse af processen. Et af disse forhold er ”European Single Procurement Document” (ESPD), som de fleste af os, der arbejder med udbud, i større eller mindre omfang har arbejdet med siden udbudslovens ikrafttræden sidste år.
Som Ordregiver er man forpligtet til at anvende ESPD-formularen, som bl.a. har til formål at mindske den administrative byrde for såvel ordregivere som virksomheder. Desværre bliver vi oftere mindet om ulemperne i stedet for fordelene ved processen omkring formularen og dette især, hvis vi har med udbud med udenlandske virksomheder at gøre.
Nedenfor er blot beskrevet enkelte af de forhold, som vi jævnligt støder på i forbindelse med vores arbejde med ESPD-formularen, og som kan skabe problemer i forbindelse med udbudsprocessen.
Oprettelse og udfyldelse af ESPD-formularen
Selvom det er meningen, at virksomhederne kan genbruge ESPD-formularen fra udbud til udbud for at spare tid og ressourcer, er dette dog langt fra tilfældet hver gang, idet det ikke er givet, at de enkelte ordregivere anvender samme udelukkelsesgrunde og udvælgelseskriterier, hvis disse kommer fra forskellige medlemsstater i EU. Gevinsten ved at kunne genbruge ESPD-formularen er således ikke så stor, som den måske var tiltænkt, og virksomhederne vil ofte vælge at oprette en ny ESPD i forbindelse med det konkrete udbud.
Foruden tids- og ressourceforbruget kan selve udfyldelsen af ESPD-formularen volde virksomhederne problemer, idet enkelte punkter i formularen kan være formuleret forskelligt alt afhængig af, hvilket land man kommer fra eller hvilket sprog man anvender ved udfyldelsen af formularen. Dette stiller nogle opmærksomhedskrav til såvel virksomheden ved udfyldelsen af ESPD-formularen samt til ordregiver ved gennemgangen af denne for at komme fejlfrit igennem ESPD-processen.
Verificering af ESPD-formularen
ESPD-formularen skal ses som en egenerklæring, der fungerer som et foreløbigt bevis i forhold til virksomhedernes egnethed. Forud for ordregivers beslutning om tildeling af kontrakten skal de oplysninger, som tilbudsgiver har afgivet i ESPD-formularen, derfor verificeres. Denne verificering er ikke helt uproblematisk. Særligt ikke hvis den vindende tilbudsgiver er en udenlandsk virksomhed.
I Danmark har vi implementeret udbudsdirektiverne, blandt andet med vedtagelsen af Udbudsloven. Det er dog ikke alle medlemslande, der på nuværende tidspunkt har implementeret udbudsdirektiverne, og således ikke alle medlemslande, der arbejder efter de nye udbudsdirektiver. Som flere specialister indenfor udbudsretten har gjort opmærksom på, kan dette give problemer, når ordregiver skal verificere oplysningerne i ESPD-formularen hos den vindende tilbudsgiver, hvis denne kommer fra et medlemsland, der ikke har implementeret udbudsdirektiverne. Disse problemer opstår primært som følge af en potentiel lang procestid hos myndigheden, som skal udstede den relevante dokumentation samt en uklarhed om, hvilken dokumentation, der er nødvendig.
I Danmark har vi fået den udvidede serviceattest, der gør processen for verificering forholdsvis enkel og effektiv. Ikke alle medlemslande har etableret noget tilsvarende, men EU har oprettet et informationssystem, kaldet eCertis, som kan hjælpe med at identificere den efterspurgte dokumentation. Dette informationssystem kan muligvis afhjælpe uklarheden om, hvilken dokumentation, der er nødvendig, men procestiden for verificeringen kan stadig være lang. Hertil bør dog bemærkes, at selvom alle medlemslande implementerer udbudsdirektiverne og eventuelt etablerer noget tilsvarende den danske serviceattest, kan verificeringen fortsat volde problemer, såfremt den vindende tilbudsgiver er en virksomhed, der ikke er medlem af EU eller hvis det ikke er muligt at forkorte procestiden.
Foruden ovenstående procestid, som kan opstå hos det pågældende lands myndighed under indhentelsen af den påkrævede dokumentation, kan der også opstå en intern procestid hos den vindende tilbudsgiver, såfremt denne eksempelvis er en stor multinational virksomhed, idet alene indhentningen af de krævede samtykkeerklæringer fra eksempelvis bestyrelsesmedlemmerne kan tage tid. Det kan eksempelvis være en dansk registreret virksomhed med bestyrelsesmedlemmer fra andre lande end Danmark, idet disse ikke kan rummes af den danske serviceattest.
Tag hånd om udfordringerne
Vores praktiske erfaring fra arbejdet med ESPD-formularen og processen forbundet hermed viser, at for at ovenstående forhold kan imødekommes i videst muligt omfang, er det en rigtig god idé, at udbudsmaterialet indeholder en vejledning til virksomhederne, som er afstemt det konkrete udbud. Vejledningen skal dels vedrøre selve udfyldelsen af ESPD-formularen, men også den efterfølgende verificering.
Foruden vejledningen til virksomhederne fordrer ovenstående forhold en professionel tilrettelagt proces, der tager behørigt hensyn til forventede procestider. Det er således vigtigt, at den samlede tidsplan er realistisk og udarbejdet med tanke på potentielle udfordringer.
