Museum Skanderborg ønskede at realisere Perron1 – Et nyt museum og Den Kulturelle Ventesal indeholdende café og butik…” på Skanderborg Station, med ambitioner om at skabe et levende samlingspunkt for borgere, besøgende og kulturinteresserede.
For at realisere visionen skulle museet finde en samarbejdspartner til en omfattende totalleverance, der omfattede alt fra konceptudvikling og udstillingsdesign til produktion, indretning, visuel identitet og installation. Leverancen samlede en bred vifte af fagligheder og havde en samlet økonomisk ramme på 13 mio. kr. ekskl. moms.
Udfordringen
Projektet adskilte sig fra traditionelle indkøb ved, at der ikke alene skulle anskaffes en leverance, men findes en samarbejdspartner, der kunne omsætte museets vision til et samlet koncept for udstillinger, indretning og visuel identitet. Samtidig skulle der sikres en gennemsigtig og konkurrencedygtig proces, hvor kreative og kvalitative forhold kunne indgå som centrale elementer i evalueringen.
Vores bidrag
Tolstrup & Hvilsted planlagde og gennemførte et EU-udbud som udbud med forhandling. Udbudsformen gav mulighed for at kombinere konkurrence med dialog og dermed skabe de bedste betingelser for et komplekst kreativt projekt.
Vi bistod blandt andet med:
- Udbudsstrategi og valg af procedure
- Udarbejdelse af udbudsbetingelser og kontraktgrundlag
- Tilrettelæggelse af prækvalifikation med fokus på relevante referencer
- Udvikling af evalueringsmodel og tildelingskriterier
- Planlægning og gennemførelse af forhandlingsforløb
- Understøttelse af evaluering, tilbudsdemonstrationer og kontraktindgåelse
Som led i processen blev markedet først indsnævret til tre kvalificerede tilbudsgivere gennem en prækvalifikation. Herefter blev der indhentet tilbud, gennemført forhandlinger samt tilbudsdemonstrationer, som gav Museum Skanderborg mulighed for at vurdere både de kreative løsninger og leverandørernes evne til at gennemføre projektet.
Resultatet
Resultatet blev et målrettet og gennemsigtigt udbudsforløb, hvor Museum Skanderborg kunne vælge samarbejdspartner på baggrund af både pris, koncept, projektorganisation og bæredygtighed.
Udbuddet skabte et solidt grundlag for realiseringen af Perron1 og sikrede, at museets vision kunne omsættes til en konkret, gennemførlig og værdiskabende løsning.