Rammeaftaler med flere leverandører med ordretildeling via miniudbud og/eller direkte tildeling skal understøttes elektronisk. I Tolstrup & Hvilsted oplever vi en stigende tendens til at ordretildelingen sker decentralt og løbende. Det være sig på håndværkerydelser, ingeniørydelser, arkitektydelser, inventar, IT-udstyr mv.

Elektronisk tildelingsværktøj – enkelt og brugervenligt

Tolstrup & Hvilsted har derfor udviklet en IT-løsning, Tildeling.dk, der understøtter og dokumentere disse tildelinger.

Brugergrænsefladen og funktionalitet er lavet til at decentralt medarbejdere i det offentlige. Det vil sige brugere, der ikke nødvendigvis kender udbudslovgivningen og fagtermerne. Kodeordet er således brugervenlighed – således også for leverandørerne.
Eksisterende kunder på løsningen laver op til 200 tildelinger i løsningen om året på hver rammeaftale og har mellem 10-50 brugere, der hver især kan udføre tildelinger på rammeaftalen. Tildeling.dk understøtter ligeledes dokumentationen af samtlige tildelinger.

Lovgivningen kræver elektronisk kommunikationsmiddel

Siden implementering af kravet om gennemførelse af elektronisk udbud via et kommunikationsmiddel har de fleste ordregivere gjort brug af forskellige udbudssystemer for opfyldelse af reglerne om elektronisk kommunikationsmiddel for at opfylde de specifikke krav i bekendtgørelsens § 4:

1. At dataintegriteten og fortroligheden af ansøgninger og tilbud beskyttes.
2. Kun bemyndigede personer kan fastsætte eller ændre datoerne for åbning af ansøgninger og tilbud.
3. Det nøjagtige tidspunkt og den nøjagtige dato for modtagelse af ansøgninger og tilbud kan fastslås med sikkerhed.
4. Kun bemyndigede personer har adgang til at gøre sig bekendt med indholdet af ansøgninger og tilbud efter åbningen af disse.
5. Give oplysninger vedrørende de specifikationer, der er nødvendige for elektronisk afgivelse af ansøgninger og tilbud, herunder kryptering og tidsstempling.

De ordregivende myndigheder skal være opmærksomme på, at ovenstående specifikke krav i bekendtgørelsens § 4, ligeledes omfatter kontrakter indgået efter afsnit II i udbudsloven – herunder genåbning af konkurrencen ved miniudbud.

Anvendelse af E-mails og lignende i forbindelse med miniudbud opfylder således ikke ovenstående, men det gør Tildeling.dk. Læs mere om det elektroniske tildelingsværktøj Tildeling.dk