Besparelse som følge af indkøb
– er der flere?

Budgetforhandlingerne i kommunerne er igen i år underlagt krav om markante besparelser og omprioriteringer. Katalogerne med effektiviseringsforslag indeholder ikke så få nødtvungne serviceforringelser i forsøg på at opnå kortsigtede og varige besparelser.

Indkøbsområdet leverer også til kataloget, men vi ser en tendens til, at de betydelige besparelser der er mulige at indfri på meget kort sigt, ikke for alvor bringes i spil.

Gennem de sidste mange år har besparelse på indkøbsområdet været i fokus, men spørgsmålet er, i hvor høj grad det er lykkedes at gøre besparelserne reelle. Vi ser, at der er er anvendt tid på at skabe potentialerne, mens frugten i form af besparelser ikke er høstet. Hvor nye udbud kan skabe besparelser på sigt, handler det på helt kort sigt om, at sikre at de nuværende aftaler bruges – og ikke mindst bruges rigtigt. Her ligger der et uudnyttet potentiale der kan bringes direkte ind i efterårets budgetarbejde. Det er de færreste kommuner, der har fuldt overblik over, hvor stort et potentiale der reelt foreligger.

Skab overblik og udnyt potentialet for besparelser

Hos Tolstrup & Hvilsted har vi netop gennemført situationsanalyser i 4 kommuner baseret på samtlige fakturalinjer i et år. Det giver et helt unikt overblik over forbrug og potentiale inddelt i de 180-200 kategorier, der typisk findes i en kommune. Vi kombinerer en solid kommunal erfaring med markedets bedste teknologi, hvor vi med anvendelse af machine learning algoritmer foreløbigt har opnået at afdække og kategorisere ca. 95% af samtlige fakturalinjer.

Situationsanalysen præsenteres i en konkret rapport, der illustrerer hvor der er indkøbsaftaler og i hvilket omfang den enkelte vare eller tjenesteydelse købes ind i henhold til aftalen, dvs. graden af compliance. I compliance analysen sættes fokus på:

• Hvorvidt der handles hos den ”rigtige” leverandør (compliance 1)
• Om det ”rigtige” produkt/ydelse købes hos den ”rigtige” leverandør (compliance 2).

Analysen viser præcist, hvor stort indkøbet er, område for område, og giver dermed et overblik der kan pege på yderligere potentiale ved fornyet konkurrenceudsættelse.

Udgiften til at få gennemført analysen udgør en brøkdel af omkostningen til et indkøbsanalysesystem med tilhørende organisering af analyse, rapportering og opfølgning. I tillæg opnås en analyse der er mere omfattende – og medvirker til at vende sten der ikke tidligere er blevet vendt.

Flere kommuner har valgt at lade den kvantitative analyse følges af en kvalitativ del, hvor der gennem interviews ses på kulturen, forventninger og ønsker hos dem, der reelt køber ind for kommunens penge.

Ligeledes har de valgt at supplere analysen med en såkaldt KSB-analyse, der identificerer og prioriterer udbudsegnede områder, og dermed grundlaget for yderligere effektivisering de kommende år.

Som nævnt ovenfor koster analysen langt fra en million, vi kommer meget gerne forbi og viser, hvad vi kan give dig af overblik og viden omkring jeres potentiale.